Abrechnungen erstellen
In einer Abrechnung werden alle Ladevorgänge innerhalb eines bestimmten Zeitraums nach Nutzern zusammengefasst. Je nach Bedarf können Sie für jede Person eine PDF-Rechnung erstellen lassen sowie eine SEPA-Lastschriftdatei mit den entsprechenden Informationen für alle Nutzer*innen, die ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt haben.
Abrechnungen können sowohl manuell als auch automatisch erstellt werden.
Weitere Informationen
Automatisierte Erstellung
Wählen Sie im Hauptmenü Abrechnungen > Benutzer Abrechnung.
Klicken Sie im Bereich "Automatische Erstellung" auf Bearbeiten.
Klicken Sie den Schalter Aktiv, nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und klicken Sie auf Speichern.
Beachten Sie: Das Feld "Empfänger" bzw. die dort gespeicherten E-Mailadressen dienen ausschließlich der internen Benachrichtigung ihrer Buchhaltung oder Abrechnungsstelle. Bei dieser Funktion geht es nicht um den Versand an die Rechnungsempfänger.
Manuelle Erstellung
Wählen Sie im Hauptmenü Abrechnungen > Benutzer Abrechnung.
Klicken Sie auf den Button + Transaktion.
Wählen Sie den gewünschten Zeitraum sowie die gewünschten Optionen aus und klicken Sie auf Erstellen.
Abrechnung prüfen und abschließen
Wenn eine erstellte Abrechnung von Ihnen geprüft wurde, können Sie sie mit dem entsprechenden Schalter auf "abgerechnet" stellen. In der Liste der Abrechnungen erscheint der Eintrag dann mit einem grünen Haken.
Beachten Sie: Eine Abrechnung, die als "Abgerechnet" markiert wurde, kann nicht mehr gelöscht werden.
PDF-Rechnungen versenden
Innerhalb einer Abrechnung können Sie oben rechts alle erstellten Rechnungen herunterladen sowie den E-Mail-Versand an die Nutzer auszulösen. Die Nutzer erhalten dann einen Link zum Download ihrer Rechnungen.
Beachten Sie: Durch den E-Mail-Versand wird die Abrechnung automatisch auf "Abgerechnet" gesetzt. Sie kann ab diesem Zeitpunkt nicht mehr gelöscht werden.
Abrechnungen löschen
Eine Abrechnung kann nur gelöscht werden, solange sie nicht als "abgerechnet" markiert wurde.
Nach dem Löschen, kann eine neue Abrechnung für den selben Zeitraum erstellt werden. Beachten Sie, dass neu erstellte Rechnungen neue Rechnungsnummern erhalten.
SEPA-Lastschrift
Wenn Sie als Betreiber die Ladevorgänge Ihrer Nutzer*innen per SEPA-Lastschrift abrechnen möchten, können Sie im LADEportal eine entsprechende Datei für Ihre Banking-Software erzeugen.
Voraussetzung: Sie müssen über ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat für die jeweilige Person verfügen. Dieses muss außerhalb des Ladeportals direkt zwischen den beiden Parteien vereinbart werden.
Bankverbindung des Empfänger-Kontos
Damit korrekte SEPA-Dateien erzeugt werden können, müssen die Kontoinformationen des Empfänger-Kontos im LADEportal hinterlegt sein.
Klicken Sie oben rechts auf den Organisationsnamen und wählen Sie Organisation bearbeiten aus.
Stellen Sie sicher, dass im Bereich "SEPA Konto" die erforderlichen Informationen hinterlegt sind.
SEPA-Informationen der User einrichten
Wählen Sie das entsprechende User-Profil aus. Klicken Sie hierfür oben rechts auf den Namen Ihrer Organisation, anschließend auf Benutzerverwaltung. Klicken Sie auf das gewünschte User-Profil, um in die Detailansicht zu gelangen.
Wählen Sie im Abschnitt "Zahlungsdaten" die Abrechnungsart "SEPA-Lastschrift aus". Anschließend können Sie die erforderlichen Informationen eingeben. Die Bankverbindung sowie die Mandatsreferenz und das Mandatsdatum sind hierfür zwingend erforderlich.
SEPA-Zahlungsinformationen abrufen
Klicken Sie im Menü auf Ladeinfrastruktur > Ladevorgänge.
Klicken Sie in der Übersicht oben links auf Gruppiert und anschließend Benutzer.
Wählen Sie den gewünschten Monat aus.
Bei allen Benutzern, für die ein SEPA-Mandat hinterlegt wurde, erhalten Sie im jeweiligen Listeneintrag mit Klick auf SEPA-Datei herunterladen die benötigten Informationen. Mit dieser Datei können Sie in Ihrer Banking-Software die gewünschte Lastschrift durchführen.
